3,41 Mb.страница9/28Дата конвертации07.12.2011Размер3,41 Mb.Тип Смотрите также: 9 ^ 4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ Адресат (реквизит 14) Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первона]чально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII в. в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Пе]ред обозначением должности и фамилии указывался титул. После ре]волюции 1917 г. порядок адресования значительно упростился и опре]деленный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосред]ственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответ]ственно быстрота решения поставленных в документе проблем. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок напи]сания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе. Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих со]ставных частей: - наименование учреждения, организации (в именительном паде]же); - наименование структурного подразделения (в именительном па]деже); - указание должности получателя (в дательном падеже); - фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указывают]ся после фамилии, например: Иванову С.И.); - почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1.5 межстрочных интервала. Длина мак]симальной строки не должна превышать 9-10 см. и ограничивается пра]вой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся. Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например: Директору школы Фролову П.Н. Адресуя докладную записку руководителю структурного подразде]ления, укажем: ^ Декану экономического факультета проф. Черепанову П.С. Должность получателя и его фамилия указываются только в том слу]чае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или уче]ным) эти звания указываются перед фамилией. Например: ^ Российский государственный гуманитарный университет Историко-архивный институт Зав. кафедрой проф. Логунову А. П. В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граж]дан обязательно указывается почтовый адрес. Например: ^ Самсоновой А.В. 113556, Москва, ул. Фруктовая, д.54 Полный почтовый адрес указывается составителем документа в слу]чае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке коррес]понденции. Например: ^ Ответственному редактору журнала "Деньги" 103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1 При направлении документа группе однородных организаций адре]сат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подве]домственных организаций. Например: ^ Заведующим отделениями Сбербанка РФ или Руководителям органов юстиции субъектов РФ При направлении документа вышестоящим органам власти и управ]ления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адреса]тов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рас]сылку составляет тот, кто готовил документ. Слово "копия" перед вто]рым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каж]дого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно на]правлен данный документ. За рубежом порядок адресования несколько иной. Перед фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно проставля]ется обращение. Оно может быть: "Mr", "Miss", "Missies", "Messrs." и т.п. Полное или сокращенное имя получателя указывается всегда перед фамилией. При адресовании документа в фирму, без указания должности лица, вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес. Например: The American Magazine 119 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011 Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес. Например:
Делопроизводство 1 чел. помогло.
4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ - Делопроизводство
Комментариев нет:
Отправить комментарий